ร้านวัสดุก่อสร้างขายเชื่อช่างยังไง
ไม่ให้กลายเป็นหนี้เสีย

ร้านวัสดุก่อสร้างที่ไม่ให้เครดิตช่างเลยจะเสียลูกค้าประจำไปหมด เพราะช่างและผู้รับเหมาทำงานด้วยรอบเงินที่ได้จากเจ้าของงาน ไม่ใช่เงินสดในกระเป๋า

แต่ร้านที่ให้เครดิตแบบไม่มีระบบก็จะพบว่า วันหนึ่งมีลูกหนี้ค้างอยู่หลายแสนโดยไม่รู้ว่าใครค้างเท่าไรและนานแค่ไหน

ทำไมสมุดจดถึงเอาไม่อยู่

ร้านส่วนใหญ่เริ่มจากสมุดหรือไฟล์ Excel ซึ่งพอใช้ได้ตอนมีลูกหนี้สิบราย แต่พังเมื่อโตขึ้น

• ไม่รู้ยอดค้างจริงตอนลูกค้ามาซื้อ — พนักงานหน้าร้านตอบไม่ได้ว่ารายนี้ค้างอยู่เท่าไร จึงปล่อยขายเชื่อเพิ่มไปก่อน
• ไม่รู้ว่าหนี้แต่ละก้อนอายุเท่าไร — ยอดรวมเท่ากันแต่ค้าง 15 วันกับค้าง 120 วันมีความหมายต่างกันสิ้นเชิง
• ทวงตามความรู้สึก — ทวงคนที่นึกออก ไม่ใช่คนที่ค้างนานที่สุดหรือเป็นเงินก้อนใหญ่ที่สุด
• ลูกค้าเถียงเรื่องยอด — ไม่มีใบแจ้งยอดที่ออกจากระบบเดียวกับที่ขาย ทำให้ตัวเลขไม่ตรงกันบ่อย

สามอย่างที่ระบบเครดิตต้องทำได้

1. วงเงินและเครดิตเทอมที่ระบบบังคับให้เอง

ตั้งไว้ที่ลูกค้าแต่ละรายว่าให้ค้างได้สูงสุดเท่าไร และกี่วัน เมื่อยอดจะเกินวงเงิน ระบบต้องเตือนหรือบล็อกที่หน้าจอขายทันที ไม่ใช่ให้พนักงานจำเอง

ข้อดีที่คนมองข้ามคือมันช่วยพนักงานหน้าร้าน การบอกลูกค้าว่า "ระบบขึ้นว่าเกินวงเงินครับ ต้องเคลียร์ก่อน" ง่ายกว่าการบอกว่า "ผมว่าพี่ค้างเยอะแล้วนะ" มาก และไม่ทำให้เสียความสัมพันธ์

2. AR Aging — รายงานที่บอกว่าเงินอยู่ที่ไหนมานานแค่ไหน

รายงานลูกหนี้ควรแยกตามอายุหนี้ ไม่ใช่แค่ยอดรวม

ประโยชน์จริงของรายงานนี้คือทำให้การทวงหนี้กลายเป็นงานประจำที่มีลำดับ แทนที่จะเป็นเรื่องที่ทำเมื่อนึกได้

3. ใบแจ้งยอดที่ออกจากระบบเดียวกับที่ขาย

Statement ที่ลูกค้าได้รับต้องมาจากข้อมูลชุดเดียวกับที่บันทึกตอนขาย ระบุเลขที่บิล วันที่ ยอด และยอดค้างสะสม เมื่อลูกค้าเห็นรายละเอียดครบจะไม่มีการเถียงเรื่องตัวเลข และการทวงกลายเป็นเรื่องของเอกสาร ไม่ใช่เรื่องของความสัมพันธ์

ราคาปลีกกับราคาส่งในระบบเดียว

ร้านวัสดุขายทั้งเจ้าของบ้านที่ซื้อชิ้นเดียวและช่างที่ซื้อยกลัง ถ้าระบบมีราคาเดียว พนักงานต้องกดส่วนลดเองทุกครั้ง ซึ่งเปิดช่องให้ทั้งความผิดพลาดและการทุจริต

สิ่งที่ควรทำได้:

• ราคาตามจำนวนอัตโนมัติ — ซื้อถึงจำนวนที่กำหนดแล้วเปลี่ยนเป็นราคาส่งเอง ไม่ต้องกดส่วนลด
• ราคาเฉพาะลูกค้า — ผู้รับเหมารายใหญ่ที่ตกลงราคาพิเศษไว้ ระบบดึงราคานั้นให้เมื่อเลือกชื่อลูกค้า
• เห็นกำไรต่อบิล — เพื่อรู้ว่าราคาส่งที่ให้ไปยังเหลือกำไรอยู่จริงหรือเปล่า

ใบเสนอราคา — จุดเริ่มของงานใหญ่

งานก่อสร้างเกือบทุกงานเริ่มจากใบเสนอราคา ร้านที่ออกใบเสนอราคาได้เร็วและถูกต้องจะได้งานมากกว่า

สิ่งที่ทำให้ต่างกันคือใบเสนอราคาต้องแปลงเป็นบิลขายได้ในคลิกเดียว ไม่ต้องคีย์รายการใหม่ เพราะการคีย์ซ้ำคือจุดที่ราคาและจำนวนคลาดเคลื่อนบ่อยที่สุด และเป็นสาเหตุของการทะเลาะกับลูกค้าหลังส่งของ

ระบบยังควรเก็บประวัติว่าเคยเสนอราคาอะไรให้ใครไปเท่าไร เพื่อไม่ให้เสนอราคาคนเดียวกันไม่เท่ากันในแต่ละครั้ง ซึ่งเป็นเรื่องที่ลูกค้าจำได้แม่นกว่าที่ร้านคิด

เช็กลิสต์ก่อนเลือกระบบ

1. ตั้งวงเงินและจำนวนวันเครดิตรายลูกค้าได้ไหม และระบบเตือนที่หน้าจอขายไหม
2. มีรายงาน AR Aging แยกช่วงอายุหนี้ไหม
3. ออกใบแจ้งยอด (Statement) ให้ลูกค้ารายตัวได้ไหม
4. ตั้งราคาส่งอัตโนมัติตามจำนวนได้ไหม โดยไม่ต้องกดส่วนลดเอง
5. ใบเสนอราคาแปลงเป็นบิลขายได้โดยไม่ต้องคีย์ใหม่ไหม
6. ออกใบกำกับภาษีเต็มรูปได้ไหม
7. เห็นกำไรต่อบิลตอนขายได้ไหม
8. ถอดปลั๊กเน็ตแล้วยังขายและเช็กยอดค้างได้ไหม

สรุป

ขายเชื่อไม่ใช่ความเสี่ยงถ้ามีข้อมูล ความเสี่ยงเกิดตอนที่ตัดสินใจให้เครดิตโดยไม่รู้ว่าลูกค้ารายนั้นค้างอยู่เท่าไรและมานานแค่ไหน

สามอย่างที่เปลี่ยนเกมคือ วงเงินที่ระบบบังคับเอง · AR Aging ที่ดูได้ทุกสัปดาห์ · ใบแจ้งยอดที่ออกจากระบบเดียวกับที่ขาย เมื่อมีครบสามอย่าง การให้เครดิตจะกลายเป็นเครื่องมือขยายยอด แทนที่จะเป็นหลุมที่เงินหายไป