ร้านขายยา

ร้านขายยาจัดการวันหมดอายุยังไง
ไม่ให้ยาค้างสต็อก

ยาหมดอายุคือเงินที่ทิ้งไปเปล่าๆ และเป็นความเสี่ยงด้านความปลอดภัยด้วย บทความนี้อธิบายระบบ lot กับ FIFO ว่าทำงานยังไง และควรตั้งการเตือนล่วงหน้าแค่ไหน

หน้าแรก บทความ ร้านขายยาจัดการวันหมดอายุ

ร้านขายยาต่างจากร้านค้าปลีกทั่วไปตรงที่สินค้าตัวเดียวกันไม่ได้มีค่าเท่ากัน พาราเซตามอลกล่องที่หมดอายุปีหน้ากับกล่องที่หมดอายุเดือนหน้าเป็นสินค้าคนละตัวในทางปฏิบัติ แม้จะสแกนบาร์โค้ดเดียวกันก็ตาม

ระบบ POS ที่นับสต็อกเป็นแค่ "เหลือ 24 กล่อง" จึงตอบคำถามที่สำคัญที่สุดของร้านขายยาไม่ได้ นั่นคือ 24 กล่องนั้นหมดอายุเมื่อไรบ้าง

ต้นทุนของยาหมดอายุที่มองไม่เห็น

ร้านขายยาส่วนใหญ่รู้ว่ามียาหมดอายุ แต่ไม่รู้ว่าเท่าไร เพราะมันไม่เคยปรากฏเป็นรายการค่าใช้จ่ายที่ไหน มันแค่หายไปจากชั้นวางเงียบๆ

ข้อสุดท้ายคือเงินที่กู้คืนได้แต่คนส่วนใหญ่ปล่อยหลุด — ร้านที่รู้ล่วงหน้าหกเดือนมีทางเลือกทั้งเจรจาคืน จัดโปรระบาย หรือย้ายไปสาขาที่ขายออกดีกว่า ส่วนร้านที่รู้ตอนเหลือเดือนเดียวเหลือทางเลือกเดียวคือทิ้ง

Lot คืออะไร ทำไมต้องบันทึกตอนรับเข้า

Lot คือชุดของสินค้าที่ผลิตรอบเดียวกันและมีวันหมดอายุเดียวกัน ร้านที่จัดการวันหมดอายุได้จริงต้องบันทึกข้อมูลนี้ตั้งแต่ตอนรับของเข้าสต็อก ไม่ใช่มาไล่นับทีหลัง

ตอนรับเข้าควรบันทึกอย่างน้อย 4 อย่าง:

ข้อมูลใช้ทำอะไร
เลข lotอ้างอิงเวลาต้องเรียกคืนสินค้า หรือตรวจสอบย้อนหลัง
วันหมดอายุหัวใจของทั้งระบบ ใช้เรียงลำดับการจ่ายและตั้งการเตือน
จำนวนที่รับเข้าแยกสต็อกเป็นรายล็อต ไม่ใช่ตัวเลขรวมก้อนเดียว
ต้นทุนต่อหน่วยของล็อตนั้นต้นทุนแต่ละรอบซื้อไม่เท่ากัน ใช้คำนวณกำไรจริงและมูลค่าของที่ต้องตัดทิ้ง

งานตอนรับเข้าเพิ่มขึ้นนิดหน่อย แต่แลกกับการที่ระบบตอบได้ทุกคำถามหลังจากนั้นโดยไม่ต้องเดินไปดูชั้นวาง

FIFO ในร้านขายยา ไม่ใช่แค่ "รับก่อนจ่ายก่อน"

FIFO ที่เข้าใจกันทั่วไปคือ First In First Out หรือรับเข้ามาก่อนจ่ายออกก่อน แต่สำหรับร้านขายยาหลักนี้ยังไม่พอ

เพราะของที่รับเข้ามาก่อนอาจมีวันหมดอายุช้ากว่าล็อตที่รับทีหลังก็ได้ ขึ้นอยู่กับว่าผู้แทนส่งของล็อตไหนมา หลักที่ถูกต้องกว่าคือ จ่ายตัวที่ใกล้หมดอายุที่สุดก่อน ไม่ว่าจะรับเข้ามาเมื่อไร

ระบบควรช่วยตอนขายอย่างไร

เมื่อสแกนบาร์โค้ดขาย ระบบควรเสนอล็อตที่ควรจ่ายให้อัตโนมัติ โดยเลือกตัวที่ใกล้หมดอายุที่สุดที่ยังมีของ พนักงานแค่ยืนยัน ไม่ต้องจำเองว่าควรหยิบกล่องไหน

และควรเปลี่ยนล็อตได้ถ้าจำเป็น เช่น ลูกค้าซื้อไปใช้ระยะยาวจึงขอตัวที่หมดอายุช้ากว่า ระบบต้องรองรับกรณีนี้โดยยังบันทึกไว้ว่าจ่ายล็อตไหนออกไป

ทำไมต้องบันทึกว่าจ่ายล็อตไหน: ถ้าวันหนึ่งมีการเรียกคืนสินค้าเฉพาะล็อต ร้านที่บันทึกไว้จะรู้ทันทีว่าจ่ายให้ใครไปบ้างและติดต่อกลับได้ ส่วนร้านที่ไม่ได้บันทึกต้องประกาศเหมารวมซึ่งเสียความน่าเชื่อถือมากกว่า

ตั้งการเตือนล่วงหน้ากี่เดือนถึงจะพอดี

เตือนช้าไปก็แก้อะไรไม่ทัน เตือนเร็วเกินไปก็กลายเป็นเสียงรบกวนที่ทุกคนเลิกสนใจ แนวที่ใช้ได้จริงคือแบ่งเป็นสามระดับ

เหลือเวลาระดับสิ่งที่ควรทำ
6 เดือนวางแผนดูว่าอัตราการขายจะระบายหมดทันไหม ถ้าไม่ทันให้เจรจาคืนผู้แทนตั้งแต่ตอนนี้
3 เดือนลงมือจัดโปรโมชัน ย้ายไปวางจุดที่เห็นง่าย หรือย้ายไปสาขาที่ขายออกดีกว่า
1 เดือนตัดสินใจเตรียมตัดออกจากสต็อก แยกออกจากชั้นขายเพื่อกันจ่ายพลาด

รายงานที่ควรมีคือ รายการของใกล้หมดอายุพร้อมมูลค่ารวม เรียงจากมูลค่ามากไปน้อย เพราะเวลามีจำกัด ควรจัดการตัวที่เป็นเงินก้อนใหญ่ก่อน

เรื่องอื่นที่ระบบร้านขายยาต้องทำได้

เช็กลิสต์ก่อนเลือกระบบ

  1. รับของเข้าแล้วบันทึก lot กับวันหมดอายุได้ในขั้นตอนเดียวไหม
  2. สินค้าตัวเดียวกันเก็บหลายล็อตที่มีวันหมดอายุต่างกันได้ไหม
  3. ตอนสแกนขาย ระบบเสนอล็อตที่ใกล้หมดอายุให้อัตโนมัติไหม
  4. มีรายงานของใกล้หมดอายุพร้อมมูลค่ารวม เรียงตามมูลค่าได้ไหม
  5. ตั้งระดับการเตือนได้เองไหม (ไม่ใช่ล็อกไว้ค่าเดียว)
  6. ออกใบกำกับภาษีเต็มรูปจากบิลขายหน้าร้านได้เลยไหม
  7. ถอดปลั๊กเน็ตแล้วยังขายและสแกนบาร์โค้ดได้ไหม

สรุป

การจัดการวันหมดอายุไม่ใช่งานสต็อก แต่เป็นงานควบคุมต้นทุนที่วัดผลได้ชัดที่สุดของร้านขายยา ทุกกล่องที่ระบายทันคือเงินที่ไม่ต้องทิ้ง

หัวใจอยู่ที่บันทึกให้ถูกตั้งแต่ตอนรับเข้า ให้ระบบเลือกล็อตให้ตอนขาย และตั้งการเตือนให้เร็วพอที่จะยังมีทางเลือก ส่วนที่เหลือเป็นเรื่องของวินัยหน้าร้านซึ่งระบบช่วยได้แค่ครึ่งเดียว

อยากลองระบบร้านขายยาของ GutePOS?

บันทึก lot และวันหมดอายุตอนรับเข้า จ่ายแบบ FIFO สแกนบาร์โค้ด ใบกำกับภาษีเต็มรูป และเดลิเวอรีด้วยไรเดอร์ของร้าน — ทดลองฟรี 14 วัน

ดูโซลูชันร้านขายยา

บทความที่เกี่ยวข้อง